てっぱんアプリ！
Google ドライブの「ワークスペース」と「プロジェクト」で一歩先のデータ管理
2026年8月14日 00:00
スマホを、もっと楽しく快適に使うには、アプリを活用しよう。本コーナーでは、続々登場する旬なアプリの中から編集部が厳選した、スマホユーザー必携の“てっぱん”アプリをご紹介します！
開発者： Google LLC
価格： 無料
対応OS： iOS 16.0 以降、Android OS
カテゴリ： 仕事
クラウドストレージの「Google ドライブ」に、新たに「プロジェクト」機能が追加された。他に「ワークスペース」という機能も以前からあり、これらを活用することでデータ管理をより効率的に行なえる。どんな風に使えるのか、紹介しよう。
まとめてショートカット的に参照したいデータは「ワークスペース」に
Google ドライブの「ワークスペース」は、すでにGoogle ドライブ内に保管しているデータを、任意の名前のグループにまとめて登録しておける機能だ。
たとえば「経費精算」というワークスペースを作成し、そこに経費精算処理に関連する申請書類などを登録しておくことが考えられる。あくまでもワークスペースに「登録」する形であって、元データはGoogle ドライブ内の保存場所から動かすことはない。お気に入りやショートカットのようなイメージだ。
フォルダで管理するのにも似ているが、自分で管理しているデータ以外も登録しておける点が異なる。経費精算を例にとると、自分で用意した申請書類だけでなく、手続きマニュアルなど会社が共有している別データもあれば、それらを1箇所にまとめて素早く確認できるようにしておく、といったような使い方ができるわけだ。
なお、1つのワークスペースに登録しておけるデータは25個まで。大量のデータを整理するならやはりフォルダがおすすめ、ということになる。
社内ナレッジを簡単に引き出せる「プロジェクト」
最近になって新たに追加されたのが「プロジェクト」機能。こちらは「Gemini Notebook」をGoogle ドライブから直接利用できるようにしたもの、と考えると分かりやすいかもしれない。
Google ドライブにあるデータを「ソース」として登録することにより、そのソースデータを対象にチャットで質問して情報を引き出せる仕組み。他に情報収集源としてGmailやGoogle カレンダーの内容も対象に含めることが可能だ。
たとえば領収書のフォルダを登録しておけば、いつ、どこで、何にいくら支払ったか、というのをチャットで質問するだけで確認できるようになる。社内手続きのマニュアルをまとめて登録しておくと、必要な手順をいちいち探し回らなくて済む、というメリットも生まれる。
また、Google ドライブ上で更新したデータの内容が即座に反映されるため、チャットから常に最新の情報を参照できるのもいいところ。Gemini Notebookではデータを登録し直す手間がかかるので、ここはプロジェクト機能の強みと言える。
ただし、現在スマホアプリはプロジェクト機能に未対応。PC用のWebアプリで動作するので、スマホで使いたい場合はブラウザからアクセスしよう。また、業務向けのGoogle WorkspaceもしくはGoogle AIプランの契約が必要であることにも注意したい。
