てっぱんアプリ！
迷子になった大事なメールを瞬時に見つける、Gmailの検索テクニック
2020年8月7日 06:00
スマホを、もっと楽しく快適に使うには、アプリを活用しよう。本コーナーでは、続々登場する旬なアプリの中から編集部が厳選した、スマホユーザー必携の“てっぱん”アプリをご紹介します！
アプリ名： Gmail
開発者： Google LLC
価格： 無料
対応OS： iOS 12.0 以降、Android OS
カテゴリ： ツール
ダウンロード： iOS Android
たしかにメールを受け取ったはずなのに、いくら探しても見つからない。そんな経験がきっと誰しもあるはずだ。「Gmail」の場合、メールをラベルで管理するのに慣れない人もいるだろうし、操作ミスで知らないうちに無関係なラベルに振り分けられていたり、いつの間にかゴミ箱に入っていたりすることもある。でも「検索演算子」を上手に使えば、迷子になったメールもあっという間に見つけられるのだ。検索演算子にはさまざまな種類があるが、そのなかでもビジネスシーンで活用しやすいものをいくつか紹介しよう。
関連しそうな2つのワードを組み合わせて検索できる「AROUND」
1つ目は「AROUND」という演算子。これは、「ワードA AROUND 数字 ワードB」という形で使うことで、「ワードA」と「ワードB」の2つのワードの近さを限定して検索できるもの。「数字」にはワード間にある単語数の上限を入れる。
たとえば「納品 AROUND 5 8月」を検索すると、「8月15日までに製品の納品をお願いします」といったメールがヒットする。しかし「8月」と「納品」の言葉が十分に離れている、つまり「8月」と「納品（の時期）」が結び付かないと思われるメールは無視されるので、より目的のものに近いメールを見つけられるというわけだ。
ただし、この場合「8月」だけでなく「5月8日」のように「8」と「月」が前後入れ替わっているワードもヒットしてしまうことがある。そのときは「"8月"」とダブルクォーテーションで囲むことで正確に検索可能だ。
ゴミ箱にあるメールも探せる「in:anywhere」
次に覚えておきたい検索演算子は「in:anywhere」。重要なメールなのに迷惑メールに自動で振り分けられてしまうこともあれば、（おそらくは操作ミスで）ゴミ箱に入ってしまっているケースもゼロではない。通常のワード検索の方法ではそういったメールは検索の対象外となってしまい余計に見つけにくくなるが、「in:anywhere」を使うと振り分け先に関係なく全体を対象に検索できるので、思わぬ場所に行ってしまったメールも確実に発見できる。
使い方は「in:anywhere ワード」という形。ワードには1つの単語でもいいし、カッコで囲んで複数のワードを指定してもいい。たとえば最初の例にあった「納品 AROUND 5 "8月"」という検索ワードも、「in:anywhere (納品 AROUND 5 "8月")」とすることで、ゴミ箱に入っている納品関連の重要なメールも見つけられるわけだ。
添付ファイル名を検索対象にできる「filename:」
最後にもう1つ、業務上で頻繁に利用できそうなのが「filename:」演算子。「filename:pdf」あるいは「filename:pricetable.xlsx」のようにして検索すると、添付ファイルのファイル名に指定したワードが含まれるメールだけが一覧されるようになる、というものだ。「pdf」や「pricetable.xlsx」というワードだけで検索してしまうと、本文にそのワードがあるメールも含まれてしまい、実際には添付ファイルがないこともありうる。大量の候補から1つ1つ目視で探すのではなく、一発で目的のメールまで絞り込んで効率的に仕事を進めたいものだ。
