Gmailで会議をスケジュールする最良の方法

　忙しい人間どうしが予定を合わせるのは至難の技、しかしGmailの新しい機能を使えば、受信したメールで直接時間帯の候補を確認することができ、わざわざGoogle カレンダーを開く手間を省くことができる――グーグルが公式ブログでGmailの活用術を紹介しており、本稿ではその内容をご紹介しよう。

「空いている時間帯を提示する」

1. 宛先を記入した新規メール、もしくは返信画面を開く。
2. 下部にあるカレンダーのアイコンをクリックする。カレンダーのアイコンが表示されていない場合は「その他のオプション」アイコン（三点リーダー）をクリックし、「会議の時間を設定」にカーソルを合わせる。
3. 「空いている時間帯を提示する」を選択する。
4. サイドバーにカレンダーが表示される。自分が都合の良い時間帯を1つ以上選択する。同じ日に複数の時間帯を追加したり、複数の日に時間帯を追加したりすることもできる。
5. 「次へ」をクリックし、適宜ほかの欄を埋める（予定のタイトル、予定の長さ、場所、説明）。
6. 「メールに追加」をクリックしてメールを送信する。メール受信者はここから時間帯を選ぶことができる。受信者が時間帯を選択すると、予定が双方のカレンダーに表示される。

　「空いている時間帯を提示する」機能のほかにも、Gmailから直接予定を作成する方法が2つある。

　まずは、メールを開き、受信トレイ上部の「その他のオプション」アイコン（三点リーダー）をクリックして「予定を作成する」を選択する方法だ。自動で情報を記入したカレンダーの招待が作成される。

　加えて、メールを書いている途中にカレンダーの予定を作成することができるようになった。この機能を使えば、予定の概要も自動で本文に記載される。

「予定を作成する」

1. 宛先を記入した新規メール、もしくは返信画面を開く。
2. 下部にあるカレンダーのアイコンをクリックする。カレンダーのアイコンが表示されていない場合は「その他のオプション」アイコン（三点リーダー）をクリックし、「会議の時間を設定」にカーソルを合わせる。
3. 「予定を作成する」を選択する。
4. サイドバーにカレンダーが表示される。予定のタイトルとゲストは、メールをもとに事前に追加されている。設定によっては、カレンダーに自分とメール受信者の予定が表示される。適宜ほかの欄を埋める。
5. 「保存」をクリックして招待を送信する。予定の概要はメール本文にも表示される。