うっかり忘れがち！　なオンライン会議の“遅刻”を防ぐには？

　スマホを、もっと楽しく快適に使うには、アプリを活用しよう。本コーナーでは、続々登場する旬なアプリの中から編集部が厳選した、スマホユーザー必携の“てっぱん”アプリをご紹介します！

アプリ名：　Google カレンダー
開発者：　Google LLC
価格：　無料
対応OS：　iOS 12.0 以降、Android OS
カテゴリ：　仕事
ダウンロード：　 iOS　Android

　オフィスでの会議なら、他のメンバーとも示し合わせて予定の開始時刻にきちんと出席できる。でも1人きりで在宅勤務している今、オンライン会議となるとうっかり忘れてしまうことはないだろうか。そんな失敗を、「Google カレンダー」に予定登録する際のちょっとした工夫で防いでみよう。

「Google カレンダー」の通知機能を工夫してオンライン会議の“遅刻”を防止する

どんな予定も一律同じ通知設定では煩わしい

　当日の直前までオンライン会議の予定が入っていることを覚えていたのに、他の仕事に集中してしまい、気付いたときには開始時刻が過ぎていた……という経験はないだろうか。

　「Google カレンダー」では、登録した予定を事前に通知する設定もあるけれど、デフォルトで通知ありに設定してしまうと、オンライン会議以外のどんな予定も通知されてしまい、それはそれで煩わしい。

　オンライン会議のみ事前にデフォルトで通知して、それ以外の予定はデフォルトで通知しないようにする、といったような設定ができれば、予定を登録するときに手間がかからず、それでいてオンライン会議の“遅刻”も防げるはずだ。

在宅勤務ではオンライン会議をうっかり忘れがち？

新たに「マイカレンダー」を作成して固有の通知設定に

　そんなオンライン会議の“遅刻”を防止するための設定手順は下記の通り。おおまかに説明すると、Google カレンダーでオンライン用のイベントだけを登録する「マイカレンダー」を1つ作成し、そのマイカレンダー固有の通知設定を行なう、という流れ。Google カレンダーではマイカレンダーごとにデフォルトの通知設定を変えられるのだ。

　あとは予定登録時にオンライン用のマイカレンダーを選ぶだけで、自然と通知設定が行なわれる。プッシュ通知とメール通知のいずれか、もしくはその両方を設定しておけるので、忘れずにオンライン会議に出席できるだろう。通知が不要なオンライン以外の予定は、既存のデフォルト通知設定のないマイカレンダーに登録すればOKだ。

オンライン会議“遅刻”を防止するためのGoogle カレンダーの設定手順

1. WebブラウザーでGoogle カレンダーにアクセスし、画面下の「デスクトップ」でPC版表示に切り替える

2. 右上にある歯車の設定アイコンをタップ

3. 設定ページ左側のメニューから「カレンダーを追加」をタップし、「新しいカレンダーを作成」を選ぶ

4. カレンダーの名前を「オンライン」などにして、「カレンダーを作成」ボタンを押す

5. Google カレンダーアプリを開く。メニューに「オンライン」というマイカレンダーが追加されていることを確認し、下にある「設定」をタップ

6. 設定画面で「オンライン」をタップ

7. 「デフォルトの通知」の「通知を追加」をタップ

8. オンライン会議開始直前に通知したいときは「カスタム...」を選ぶ

9. 15分前にプッシュ通知するように設定したところ

10. メール通知も追加できる

11. 予定登録時にこのマイカレンダーを選ぶと、この通知設定がデフォルトで指定されるようになる

12. オンライン会議の予定を登録。タイトル下にある予定登録先のマイカレンダーには「オンライン」を選ぶ

およそ30分前にメールで通知が届いた

15分前にプッシュ通知。これなら“遅刻”することはないはず