「MFクラウド経費」で経費精算を楽ちんに。プレミアムフライデーへ！

　スマホを、もっと楽しく快適に使うには、アプリを活用しよう。本コーナーでは、続々登場する旬なアプリの中から編集部が厳選した、スマホユーザー必携の“てっぱん”アプリをご紹介します！

アプリ名：　MFクラウド経費
開発者：　Money Forward, Inc.
価格：　30日間無料
対応OS：　iOS 9.0 以降、Android 4.0.3 以上
カテゴリ：　仕事
ダウンロード：　iOS　Android

　毎月やってくる立て替え経費の精算。仕事が忙しく、面倒だからと大きい金額のものだけ申請して、細かい交通費なんかは自己負担にしてしまっている人も少なくないと思う。しかし、それが蓄積されれば、1年間でかなりまとまった額になることもあるだろう。そんな経費精算の作業を省力化するのが「MFクラウド経費」だ。経費精算を素早くこなして、戻ってくるべきお金を手に入れたなら、毎月最終金曜日のプレミアムフライデーでちょっと贅沢するのも、いいかもしれない。

会社の経費精算を格段にラクにする「MFクラウド経費」

会社のシステムが非対応でも、勝手に“1人運用”できる

　「MFクラウド経費」は、会社員の経費精算をサポートするアプリ。本来は会社単位で導入するようなアプリなのだが、会社の経費精算システムがMFクラウド経費と連携していなくても、自分1人で楽に経費精算処理を進めるのに使える。

　とはいっても、経費精算は、一般的にはその会社で決められた用紙に記入したり、社内システムを使って申請するもの。本アプリは、クレジットカードや銀行口座、電子マネーなどと連携して、支出を経費としてデータ化するのを半自動ででき、その後自分の会社の経費精算の手順に合わせたデータ出力が行えるため、勝手に“1人運用”して会社の経費精算の1歩手前までカバーできるのだ。

　大まかな流れとしては、まず本アプリを使うのに必要なアカウントを登録し、ログイン。自分が立て替えに使っているクレジットカードや電子マネーなどと連携する。次に「ワークフロー」で経費申請の承認を自分自身で行ない、最後に申請用データとしてCSV/XLS形式で出力するか、Officeアドインで自社の書式に合わせて出力する、という形だ。

アカウント登録したら、連携する口座の設定を行なう。モバイルSuicaやPASMO、nanacoにも対応

連携が完了すると支出が取り込まれる

数々の自動化機能で精算作業を格段に省力化

　ログインしたら、まず最初にクレジットカードや電子マネーなどと連携しよう。連携が完了すれば、それらで決済した支出が本アプリに取り込まれる。もしクレジットカードだけで全ての立て替えを済ませていれば、その支出一覧から経費として申請したいものを選ぶだけで登録完了だ。

「口座・カードから登録」を選択

支出一覧が表示される

ここから1つずつ登録してもいいし……

複数項目をまとめて選択して「一括登録」することもできる

　もちろん、現金で立て替えているものもあるだろう。領収証があるなら、それをカメラ撮影することで自動で読み取って支出として登録でき、それをすぐに経費項目として選ぶことができる。正しく読み取ってくれない場合もあるが、その時はMFクラウド経費のオペレーターにデータ入力を代行してもらうことも可能だ。

　領収証がないのなら全部手入力するしかないが、たとえば電車移動にかかった交通費だと、出発駅と目的駅を指定するだけで、その区間の料金を自動で算出するので、手間は最小限で済む。

領収証を撮影

支払い先は取り込まれなかったので、手動で入力

経費科目も指定して「領収証を保存」

これで立て替え経費として登録された

電車交通費は経路検索して料金を算出。そのまま経費として登録できる

ボタン一発で自社の申請用紙などに転記可能

　立て替えした1カ月分の支出について経費登録を終えたら、次は「申請」する。ただし、その前に「ワークフロー」で経費の承認ルートを設定し、自分の申請を自分自身で承認できるようにしておく必要がある。本来は会社の上司に承認してもらうべきものだが、MFクラウド経費を1人で勝手に運用している状況なので、承認するのも自分しかいないというわけだ。設定を終えたら、経費申請し、承認しよう。

「ワークフロー」で承認ルートを設定する。ここだけはWebブラウザからしか設定できない。スマートフォンからもアクセスできるが、操作性を考えるとパソコンからの方がおすすめ

「承認ルートの設定」で承認者を自分にしておく

　ただし、承認したといっても、まだMFクラウド経費のシステムにデータとして存在するだけ。これを自社の経費精算の仕組みに反映するには、最後にもう一段階作業が必要だ。具体的には、「CSVエクスポート」するか、パソコンのWebブラウザから「申請書（.xls）」や「申請書（.pdf）」を実行して、データ出力する。これを自社の経費申請用システムや専用用紙にコピー＆ペーストしたり、ダウンロードしたそのままのデータを提出すればよい。

承認済みの申請の詳細画面を表示し、サブメニューから「CSVエクスポート」でデータ出力できる

CSVは会社への申請に使いにくいという場合は、パソコンのWebブラウザから「承認済み」になった項目の「詳細」をタップ

経費の詳細画面にある「申請書（.xls）」や「申請書（.pdf）」から申請書として出力できる

パソコンで見たときのPDFの申請書の例

　もしくは、Windows版のExcel 2013、Excel 2016 for Mac、Excel for iPad、Web版のExcel Onlineで動作するOfficeアドインを用いて、テンプレートとして作成した自社の申請用紙にボタン一発で転記する方法もある。あとは必要に応じてレシート・領収証の原本も提出すれば経費精算は完了だ。

Microsoft Excel用のアドインを使うことで、決まった体裁のExcelシートに経費のデータを挿入できる

Web版のExcel Onlineでも動作する

経費申請書のExcelテンプレートもサンプルとして用意されている

画面右側でログイン後、事業所名と経費申請の項目を指定し「データ取得」を実行すると、データが挿入される

自己負担の平均は6000円以上!? 取り戻して週末を充実させよう

　このように、口座の支出一覧から選ぶだけの簡単操作に加え、レシートの自動データ化、代行入力、交通費の自動算出といった機能を使うことで、経費精算に必要な手間はぐんと減る。MFクラウド経費は最初の30日間のみ無料で、その後は月額300円の有料サービスとなるが、マネーフォワードによれば、会社員が経費申請せず自己負担している額が月6447円にのぼるという調査結果も明らかにしており、この例に当てはめれば、月額300円支払っても6000円以上を“取り戻す”ことができる計算になる。

　元々は自己負担して“手元になかった”かもしれない6000円だが、これだけあれば、ちょっとばかり贅沢な食事ができるのは間違いない。面倒な経費精算と仕事をサクッと終わらせて、毎月最終金曜日は昼からプレミアムな時間を過ごしたり、本来の仕事をバリバリこなしてみてはいかがだろうか。