名利管理専用電子文具、ピットレック

■名利管理専用電子文具、ピットレック

　今回のブツはキングジムのピットレックDNH10。名刺ケースサイズのボディに名刺読み取り用のカメラを内蔵し、読み取った名刺を管理/閲覧できるという電子ガジェットである。

キングジムのピットレック(DNH10)。名刺ケースサイズの電子文具で、名刺を読み取って管理/閲覧できる。メーカー価格は2万7300円で2010年8月6日発売予定	サイズは約120×60×13mmで、質量は約85g。小型軽量でポケッタブルな名刺専用ビジネスツールなのだ

　本連載の前回にてキングジムのマメモについて書いたが、じつは今回レポートするピットレックは“マメモ試用のツイデ的に借りたもの”だったりする。

　ピットレックは前述のとおり、本体のみで名刺読み取り～管理/閲覧ができるという名刺活用に特化した電子ツール。パソコンやケータイといった外部機器との連携動作は一切不能というスタンドアロンな製品である。メーカー価格は2万7300円。

　で、ぶっちゃけた話、現在の拙者的状況において「2万7300円払って名刺の電子化＆管理をそれ専用のデバイスで行うのはナイなぁ」と思っていた。でもまあユニークな製品っぽいので、借りてみてスタパブログのネタとしてサラリと印象を書こうかニャ、というのが、かなり正直なところだ。

　がッ!!　しかしっ!!　ピットレックに触れてみたら意外なほどイカシていたんであった!!　欲しいカモこれ、みたいな。てか買うかもしんないコレ、と思ったりしている。

　というわけで今回は、拙者の名刺管理/活用環境の話を含めつつ、ピットレックの機能や使用感についてレポートしてみたい。

■いただいた名刺はスキャン!!

　ピットレックの話に入る前に、現在の拙者における名刺管理/活用方法を少々。

　いただいた名刺は、スキャンして電子化してしまう。名刺ゲットのその日に電子化!!　ってほど即時的ではないが、1カ月程度以内には完全に電子化してしまい、原本は申し訳ないが破棄している。電子化した時点で、紙の原本などという検索性もハンドリングも悪いモノは、不要になるからだ。ちなみに、名刺の電子化にはPFUのScanSnap S1500を使用している。

PFUのパーソナルドキュメントスキャナScanSnap S1500。2010年7月現在の実勢価格は4万3000円くらい	名刺程度のサイズからA4やレターといったサイズまで、いろいろな紙のドキュメントを連続＆両面同時＆高速にてスキャンできるのだ	付属ソフトを使って読み込んだ名刺を管理。名刺から自動OCRしたアドレスデータをOutlookなどにエクスポートすることもできる

　てな感じで、ScanSnap S1500で名刺を電子化。OCR処理されるので最小限の労力で紙の名刺をデータ化できるのだ。得られたアドレスデータはOutlookなどへエクスポートできる。ので、一度ScanSnap S1500で名刺をスキャン～電子化すれば、紙の名刺とは比べものにならないほど活用幅が広がる。

　ただし、そういった名刺データを活用するには、電子化後に若干の手間をかける必要がある。PCに取り込んだだけだと出先で閲覧しにくいor閲覧不能なので、名刺データを適切なポータブルデバイスに転送する、とかですな。この場合も、全名刺データをスマートフォンのアドレス帳とかに転送するのは現実的ではないことが多いので、名刺データの分類などが必要だ。

　また、そーゆー手間をかける以前に、何よりもまずスキャンが必要。なので、拙者のケースで実際の話、名刺をいただいた翌日とか数日後にスマートフォン上で名刺データを閲覧している、てなことは僅少。現実的には、まあ良くて半月に一度、忙しいときはひと月に一度程度、名刺をまとめてスキャン→処理～選択～整理してスマートフォンに転送、てなことをしている。

　そして、その空白の半月～一カ月、つまり名刺が電子化されずに机上にスタックされている期間、拙者と紙名刺の関係がどうなっているのかと言えば、単純に紙の状態のまま閲覧しているのである。なんかスッキリしませんな。紙の名刺をパラパラめくって「あの人の連絡先はどこかニャ」とか探しているわけで、効率が悪いのは確か。さらに言えば、ショボい話だが、名刺のスタック順を変えちゃうと(つまりいただいた時期がわからなくなると)、誰がドナタか不明になっちゃうことも多い。

　この効率の悪さや混沌を改善してくれて、拙者にそーとーなスッキリ感をもたらしそうだと思われるのがピットレックである。たとえば上記の名刺机上スタック期間、出先で名刺情報を利用するため、拙者は必要な名刺を持ち歩いている。ピットレックを使えば、紙の名刺を持ち歩かずに済むし、名刺のカテゴリ分けも容易になる。

　拙者の場合は多くて数十枚の名刺を持ち歩く程度なので、ピットレックが“少々のストレスや不便を解消してくれる程度”って気もする。が、毎日多量の名刺をゲットしてる職種の人だと大きく異なりそうだ。分厚いシステム手帳みたいな名刺フォルダごと持ち歩いている人もあると思うが、そんな人がピットレックを使ったら、けっこーそーとータイヘン便利なのではないだろうか。

■ピットレック読み込めば、だいたい完了

　とりあえずピットレックの使い方を少々。

　まずは名刺の読み取りだが、本体左側のスリットに名刺を挿して(立てて)、カメラをポップアップさせて、撮影(スキャン)。撮影後は自動的に名刺情報を読み取り(OCR)し、会社名や氏名を文字認識したうえで自動登録する。このとき、誤認識部分を修正したり、名刺の裏面(画像として)やカテゴリ分け(マイリスト)を設定することもできる。

名刺の読み込み。まずはピットレック上のスリットに名刺を挿して立てる	カメラ部をポップアップさせる。名刺はこのカメラでスキャンするんですな	名刺がちゃんと写るように調整。と言っても、ほぼ無調整で大丈夫だったりする

このように名刺が読み込まれた	名刺にある会社名や氏名が自動的にOCRされて登録される	追加して詳細登録を行えば、名刺裏面イメージやほかの関連情報を付加できる

　てな感じで名刺を登録する。名刺の読み取り～自動OCRにかかる時間は1枚で20秒程度で、OCRしない場合は5秒程度となる。名刺データの登録先はmicroSDカード。本体には2GBのmicroSDカードが付属し、そこに約1,800枚～2,000枚の名刺データを保存できる。保存の枚数上限は9,999枚だが、その枚数の名刺データ保存には別途16GBのmicroSDHCカードが必要になる。
　ピットレックの場合、カメラで名刺を撮影してのスキャンとなるが、意外なほどクリアに名刺をスキャンできる。トリミングや明るさの調整にも対応し、たとえば本を読むには少々暗いというような場所でもしっかりとスキャンできる。
　そうしてスキャンしたら、あとはピットレック上で名刺データを検索したり閲覧したり。必要に応じてカテゴリ分けしたり、不必要な名刺を非表示にすることもできる。

名刺の検索は多角的に行える。これは名刺を会社名順に表示させたところ	氏名順に表示させたところ	名刺を閲覧した順(履歴順)に表示。よく参照する名刺ほど上位に表示されるようになる

ピットレックに登録した順に表示	カレンダー表示にして、何月何日に何枚の名刺を登録したかも確認できる	カレンダー表示から当該名刺をブラウズしているところ。画面上部に名刺の登録日が表示される

キーワード検索も行える	氏名や会社名の頭文字(登録済み)のみをクイックに指定して検索することもできる	条件を指定しての検索も行える

マイリストを作成して、名刺をカテゴリ分けすることもできる	名刺にスター(☆)を登録することができる。これは会社名順に表示させたところ	会社名順で、さらにスターが付加された名刺だけを表示させたところ。スター付き名刺を絞り込んだわけですな

　操作も検索性もシンプルで良好。文字入力は五十音表を一文字ずつ入力するタイプなので少々使いにくい。とは言え、全体的にアドレス帳感覚で使えるので、まあ1000枚とか2000枚とかの名刺を入れていないなら快適に利用できると思う。

　絞り込みもイロイロてきる。ユニークなのは倉庫機能。使用頻度の少ない名刺や、コンタクトを取る必要性が低下した名刺などを倉庫と呼ばれるエリアに格納するというもので、倉庫に格納された名刺は表示されなくなる。お付き合いとかお取引がとりあえず終了した相手方の名刺は、倉庫にしまっちゃうわけですな。もちろん、倉庫内の名刺を表示したり、倉庫内名刺のみ表示することも可能だ。

　あと、表示だが、けっこークッキリ＆ハッキリで見やすい。表示パターンもいくつかから選べて、また、1枚の名刺の拡大表示なども可能なので、場合によっては紙の名刺よりずっと見やすかったりする。

検索結果などの表示スタイルは3通りから選べる。これは1枚表示	6枚表示。名刺のイメージと社名/氏名などをバランス良く見られる	これは社名/氏名のリスト表示。表示パターンは[＋]や[－]のボタンでクイックに切り替えられる

1枚の名刺を閲覧しているところ。画面一杯に名刺イメージが表示される	このように拡大表示も可能。URLや電話番号など細かい文字でも無理なく読める	名刺データにはOCRした文字情報や登録した情報も含まれる

　以上、ピットレックで名刺を読み込んで、処理して、検索して利用するまでのイメージだ。写真枚数が多いのでけっこーな道のりに見えてしまうかもしれないが、実際は撮影後に大きな文字認識間違いがなければ作業完了。あとはピットレック上で名刺を電子的に利用するだけ、てな感じである。

■電子名刺のテンポラリ的ガジェット

　名刺をいただく頻度や量によって見解が異なってくると思うんだが、ピットレックを使うと、紙名刺を手間最小限で実用性十分な状態まで電子化でき、すぐに名刺データを利用できると思う。

　前述のように、ピットレック上で名刺データを利用するために要る操作は、名刺のセット＆撮影(スキャン)程度。社名や氏名を自動文字認識させた場合は1枚20秒くらい、させない場合なら1枚5秒くらいでスキャン完了だ。凝った名刺や風変わりな名刺の場合、文字を誤認識することもあるので、検索機能を使う場合はこれら誤認識された文字の修正作業も必要になる。

　ともあれ、ちょっとやる気になれば、その日にいただいた名刺を喫茶店でお茶しつつスキャンしちゃうとか、帰社して一息つきつつの休憩時に読み込んじゃえるであろー。それさえできれば十分使える電子名刺データベースができるってトコロが、ピットレックの実用性だと思う。

　汎用的なアドレスデータを作るための名刺の電子化～それらデータの利用とか考えちゃうと、前述のように、名刺のスキャンだけでは終わらない。スキャン後、ある程度徹底したOCR誤認識の修正や、細部までのデータ整理、特定アプリに対してのエクスポート、もちろんスマートフォンなどのデバイスへの転送やシンクロナイズまでが必要になる。

　ピットレックは、そこまでしないし、デキない。が、空き時間にちょいと作業すれば、電子名刺閲覧～少々の検索くらいはデキるようになる。「スマートフォンに完璧なアドレスデータを!!」とか考えている人にとってはまるで力不足なデバイスなんだが、「いただいた名刺をとりあえず使えるカタチで電子化(してウザさ軽減したり荷物減らしたり)できればいい」という人には、物凄く手っ取り早くて身近な製品かも、と。

　大量の名刺を完全なカタチで電子化する必要がある人もいれば、少量の名刺をポケットに入れて歩けば済む人もいる。でもまあ、わりと持ち歩くにはイヤな量の名刺それぞれに書いてある情報を、必要なときにスグ、細部まで閲覧したいって人は少なくないと思われる。

　名刺の完璧な電子化まで必要ナイけど、紙の名刺の検索性やハンドリングの悪さはイヤ、と思うなら、ピットレックが向くかもしんない。意外な利便と使いやすさを持つ単機能ビジネスツールなので、発売されたらぜひ一度触れてみてほしい。